Feedbackgespräche führen: Die Kunst des konstruktiven Dialogs in Führungsebenen
Feedback-Gespräche führen gehört zu den Kernaufgaben einer Führungskraft. Dabei ist es als Führungskraft nicht nur wichtig, selbst Feedback zu geben, sondern auch einen Raum zu schaffen, in dem konstruktives Feedback gefördert und akzeptiert wird. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit dem „Feedback-Burger“, einer bewährten Strategie, um Feedback so zu geben, damit es nicht nur verstanden, sondern als Mehrwert erachtet wird.
Warum sind Feedbackgespräche so wichtig?
Ein effektives Feedbackgespräch bietet die Gelegenheit, die Zusammenarbeit zu stärken und Mitarbeiter und Arbeitskollegen in ihrer persönlichen Entwicklung zu unterstützen. Effektiv ist es dann, wenn der Mitarbeiter und Arbeitskollege nach dem Gespräch weiß, was er gut gemacht hat und was er verbessern kann. Das muss das Ziel sein. Und deshalb ist eine gute Vorbereitung auf ein solches Gespräch so wichtig. Damit stellt man zudem sicher, dass es als eine Kultur des Lernens und der offenen Kommunikation verstanden wird, was wiederum die Gesamtleistung des Teams steigert.
Der “Feedback-Burger” im Detail
Der Feedback-Burger ist ein Modell, welches dir in Zusammenhang mit der Führung eines Feedback Gesprächs Orientierung gibt. Er dient dazu, sich optimal auf das anstehende Gespräch vorzubereiten. Ihm Struktur zu verleihen und zu vermeiden, dass der Mitarbeiter oder Arbeitskollege statt motiviert, demotiviert aus dem Gespräch geht.
Phase 1: Die Begründung
Beginnen wir mit der Initiierung des Gesprächs. Es ist wichtig, den Zweck des Gesprächs zu verdeutlichen.
„Ich möchte mit dir sprechen, weil …“
“Die letzten beiden Tage waren sehr intensiv und ich möchte mit dir gemeinsam auf folgende Punkte blicken …“
“Ich möchte nun über Punkte in Zusammenhang mit Projekt X sprechen, welche ich/wir künftig verbessern müssen.”
Wenn es passend ist, dann füge zu Beginn gerne positive Aspekte, Stärken oder konkrete Leistungen bzw. Eigenschaften hinzu. Es darf aber niemals zu einem Muster werden, bei welchem der Mitarbeiter oder Kollege nach dem halben Satz schon denkt: “…jaja…blabla. Immer das oberflächliche Lob und dann bekomm ich einen eingeschenkt. Also, was passt schon wieder nicht?”
Nimm dir vor, konkretes Lob zu geben und denke kurz darüber nach was du konkret lobend hervorheben kannst. Etwas, was du künftig weiter so begrüßen würdest: “Mit dir zu arbeiten macht mir immer Spaß. Du antwortest zuverlässig am selben Tag und wie du vorgestern die Anfrage des Kunden strukturiert aufbereitet hast, war sehr professionell.”
Phase 2: Der Inhalt
Nun geht es darum, dass du das Thema ansprichst, zu welchem du gerne Feedback geben möchtest. Und dafür sorgst, dass das was dir wichtig ist, auch verstanden wird. Dieser wichtige Abschnitt des Feedback Gesprächs teilt sich in 3 Phasen auf:
1. Die Fakten
Liste in kurzen und klaren Sätzen auf, was der Auslöser dessen ist, warum du das Gespräch gesucht hast. Wenn es dir schwerfällt, dies auf das Wesentliche runterzubrechen, dann frage dich vorab: Was genau soll nach dem Gespräch anders sein? Wie soll der Mitarbeiter/Arbeitskollege künftig handeln damit das Ergebnis den Vorstellungen entspricht? Unter welchen Umständen würde ich an Stelle von Kritik ein Lob aussprechen? Anschließend konzentrierst du dich bei der Sammlung der Fakten auf jene, welche genau das Gegenteil darstellen, wie du es dir eben wünschen würdest.
„In der vergangenen Woche ist mir aufgefallen, dass...“
“Gestern, als ich dich gebeten habe, mir dringend die Akten vorbeizubringen, vergingen 3 Stunden bis ich eine Antwort erhalten habe.”
“Mir ist aufgefallen, dass du bei den letzten beiden Team Besprechungen, jeweils zu spät gekommen bist.”
2. Die Wirkung
Erläutere die konkreten Auswirkungen dieser Fakten und wie sie dich, die Arbeitsumgebung oder das Team beeinflusst haben.
„Ich habe mich gestresst gefühlt, weil ich nicht wusste ob …“
„Die Folge ist, dass ...“
“Ich bin verunsichert dahingehend, ob …“
“Das Team fragt sich dabei …“
3. Dein Bedürfnis
Nachdem der Mitarbeiter oder Arbeitskollege deine Gefühle kennt, ist es wichtig, dass er auch deine Beweggründe versteht, warum du das Gespräch gesucht hast.
Bedenke: In diesem Moment wird der Mitarbeiter sich damit beschäftigen und das Feedback verarbeiten. Ermutige den Mitarbeiter in positiven Gesprächen dazu, die bestehenden Stärken beizubehalten und in kritischen Gesprächen Veränderungen für eine Verbesserung vorzunehmen. Beispiele könnten sein:
„Ich wünsche mir, dass …“
„Mir ist wichtig, dass …“
„Ich muss dafür sorgen dass … und deshalb …“
„Ich möchte in der Lage sein … und deshalb …“
„Ich habe den Anspruch … und dafür brauche ich …“
„Als Verantwortlicher habe ich die Aufgabe dafür zu sorgen …“
Phase 3: Der Abschluss und dein Wunsch
Äußere abschließend deinen Wunsch für die Zukunft und unterstreiche die gemeinsamen Ziele.
“Ich wünsche mir für die Zukunft, dass …”
“Wenn wir es schaffen, was ich mir wünsche, dann …“
“Mir ist es in der Zusammenarbeit in Zukunft ein großes Anliegen, dass …“
Als Führungskraft kann es auch notwendig sein, diese Wünsche und Erwartungen in bestimmender Form zu äußern, damit es auch keinen Raum für Interpretation gibt.
“Ich erwarte mir von dir in den nächsten Tagen …“
“Sofern die angesprochenen Punkte in den nächten Monaten …“
“Ich erwarte mir von dir, dass du künftig die Aufgaben so erledigst wie besprochen. Ohne Ausnahme.”
Stelle je nach Situation sicher, dass keine Missverständnisse vorliegen. Auch wenn du den Fokus auf konkrete Beispiele gelegt hast. Es ist gut möglich, dass nicht alles so verstanden wurde wie erhofft. Was kannst du dagegen tun? Bringe in jeder Phase des Gesprächs konkrete Beispiele zur Verdeutlichung vor. Angefangen bei den Fakten, über dein Befinden und Bedürfnisse bis hin zum Wunsch. Handelt es sich um ein Kritikgespräch und wir laufen Gefahr, dass der Mitarbeiter in Gedanken verfällt und sich innerlich damit auseinandersetzt, so frage nach was bei ihm angekommen ist. Was er verstanden hat was nicht in Ordnung ist.
Fazit
Der Feedback-Burger ist eine strukturierte und wirksame Möglichkeit, konstruktives Feedback zu gestalten. Die Schaffung einer positiven Feedback-Kultur, die auf objektiven Fakten basiert, wird eine positive, transformative Wirkung auf die Zusammenarbeit haben. Nutze diese Methode als Werkzeug, um nicht nur Herausforderungen anzusprechen, sondern auch Erfolge zu feiern und gemeinsam zu wachsen. In einem offenen Dialog entstehen die besten Lösungen, um die gemeinsamen Ziele zu erreichen.
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