„Alleine gehen wir schneller, gemeinsam kommen wir weiter.“ Dieses afrikanische Sprichwort bringt die essentielle Wahrheit auf den Punkt: In einer Unternehmensumgebung ist Delegieren nicht nur eine Option, sondern eine Kunst, die gemeistert werden sollte. In diesem Artikel werden wir uns durch die Höhen und Tiefen der Delegierung wagen und einen Blick darauf werfen, wie Führungskräfte und Teamleiter dies in zehn Schritten erfolgreich meistern können. 

Delegieren wird oft als vertikale Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung betrachtet, bei der die Führungskraft die Regie führt. Dabei ist die klare Rollenverteilung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter entscheidend. Kurzer Exkurs: In einem Umfeld gleichgestellter Mitarbeiter kann das Delegieren von Aufgaben auch zu Konflikten führen. Nämlich dann, wenn die Tatsache, dass Mitarbeiter A befugt ist, Mitarbeiter B mit Aufgaben zu betreuen, nicht allen Beteiligten klar und von allen akzeptiert wird. Hier gilt es den klaren Rahmen als Führungskraft zu definieren, damit die harmonische Teamdynamik nicht gefährdet wird.

Damit du die gewünschten Ergebnisse erzielst, muss der richtige Rahmen geschaffen werden. Dir selbst muss klar sein, was du mit dem Delegieren von Aufgaben erreichen möchtest und wie sich anschließend die Zusammenarbeit mit diesem Mitarbeiter gestalten soll: Worin möchtest du als Führungskraft noch eingebunden werden? Wo und was entscheiden? Über was informiert sein? Sind diese Fragen nicht geklärt, sind Konflikte vorprogrammiert. Es startet also alles mit einem guten Selbstmanagement.

Legen wir los und tasten uns Schritt für Schritt an diese Aufgabe heran:

1. Definiere, was delegiert werden kann

Delegieren soll dein Zeitmanagement verbessern, Mitarbeiter fördern und die Produktivität deiner Abteilung steigern. Delegiere somit nicht nur Aufgaben, sondern auch Verantwortung und Befugnisse. Klare Definitionen schaffen eine Basis für einen reibungslosen Prozess. Überlege dir in erster Linie nach dem bekannten Eisenhower Prinzip, welche Aufgaben “nicht wichtig” oder “nicht dringend” sind und somit nicht zwingend von dir selbst erledigt werden müssen.

2. Lege fest, wie es erledigt werden muss

Präzise Anweisungen sind der Schlüssel für ein positives Ergebnis. Je genauer die Vorgaben, desto besser die Ausführung. Kläre Unklarheiten im Vorfeld, um Missverständnisse zu vermeiden. Und definiere klar und deutlich, wie die Aufgabe erledigt werden muss, damit das Ergebnis deinen Vorstellungen entspricht. 

3. Überlege, wer dies erledigen, kann

Nachdem dir klar ist, wie die Aufgabe erledigt werden muss, fällt es dir mit Sicherheit leichter zu entscheiden, wer diese Aufgabe erledigen kann. Vorausgesetzt, du kennst die Stärken und Kompetenzen deiner Mitarbeiter. Berücksichtige Fähigkeiten, Erfahrungen und Ressourcen. Effektives Delegieren ist keine Einheitsgröße, sondern maßgeschneidert.

4. Halte fest, was der Mitarbeiter benötigt, um die Aufgaben zu erledigen

Rüste deine Mitarbeiter aus. Gutes Werkzeug und die richtigen Informationen sind der Treibstoff für erstklassige Ergebnisse. Welche Informationen darf ich dem Mitarbeiter nicht vorenthalten? Gibt es Personen, welche er ins Boot holen muss? An wen darf sich der Mitarbeiter wenden, sollte er nicht weiterkommen? Hat er die notwendige Ausrüstung und Wissen? Und wenn nicht, beschaffe und bereite alles auf, was notwendig ist. Und zwar bevor der Mitarbeiter mit der Arbeit beginnt.

5. Entscheide, bis wann die Aufgabe erledigt werden muss

Eine Aufgabe dauert so lange wie man ihr Zeit gibt. Setze also klare Fristen zur Orientierung. Es ist nicht das Ziel, Zeitdruck auszulösen. Auch wenn dies eine starke Motivation sein kann. Achte darauf, realistische Deadlines zu setzen, an welche sich der Mitarbeiter orientieren und die Arbeit einteilen kann.

6. Stelle sicher, dass der Mitarbeiter verstanden hat, was zu tun ist

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Überprüfe, ob die Botschaft angekommen ist, indem du den Mitarbeiter darum bittest zu wiederholen, was er sich notiert und verstanden hat. Ermutige ihn Fragen zu stellen und weise darauf hin, dass vor dem Beginn der Arbeit der richtige Zeitpunkt dafür ist. Nicht, weil du dir als Führungskraft anschließend nicht mehr Zeit nehmen möchtest. Sondern um sicher zu gehen, dass auch in die richtige Richtung gearbeitet wird und keine Zeit verloren geht.

7. Sichere ab, dass der Mitarbeiter den Grund kennt, warum dies zu tun ist

Wer informiert ist, fühlt sich verantwortlich. Und wer den Grund von Entscheidungen kennt, wird Entscheidungen eher akzeptieren. Mache dem Mitarbeiter also den Zweck seiner Aufgabe klar. Warum ist die Aufgabe wichtig? Was wird damit erreicht oder sichergestellt? Wenn die Motivation hinter der Aufgabe verstanden wird, steigt die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Umsetzung.

8. Überlege, wie sichergestellt werden soll, dass die Aufgabe erledigt worden ist

Implementiere Kontrollmechanismen, ein System in Bezug auf die Erledigung von Aufgaben, ohne das Vertrauen zu verlieren. So können Feedbackschleifen für Kontinuität und Qualitätsverbesserung sorgen. Eine verbindliche Information in regelmäßigen Abschnitten oder nach fest definierten Meilensteinen von Seiten des Mitarbeiters an dich hält dich auf den Laufenden und gibt dir die Möglichkeit, zu überblicken wieviel du einem Mitarbeiter zutrauen kannst. Denn wie kannst du einen Mitarbeiter fördern, wenn du nicht weißt, ob er mit seinen Aufgaben gerade gefordert oder unterfordert ist?

9. Nimm dir Zeit, deinem Mitarbeiter Feedback zur erledigten Aufgabe zu geben

Lob und konstruktive Kritik sind Bausteine der Weiterentwicklung. Denn sie geben deinen Mitarbeitern Orientierung, indem du ihre richtige Arbeitsweise vor Augen führst. Mitarbeiter möchten ihre Arbeit gut machen. Wenn sie also wissen, was du unter einer guten Arbeit verstehst, werden sie diese Arbeitsweise beibehalten. Zeige Wertschätzung für die erbrachte Leistung und zeige auf, wo Verbesserungen möglich sind.

10. Definiere, wie es in Zukunft ablaufen soll

Handelt es sich um immer wiederkehrende Aufgaben, welche delegiert werden können? Dann übertrage in einem Mitarbeitergespräch die Verantwortung über die Erledigung dieser Aufgaben. In diesem Zusammenhang gehe den gesamten Ablauf mit deinem Mitarbeiter durch: Woher kommen diese Aufgaben? Wie erreichen sie den Mitarbeiter? Wie soll er sich diese Aufgaben einteilen? Was muss er priorisieren? Wie lange darf er für die jeweilige Aufgabe maximal benötigen? Wem muss er wann und was berichten? Schärfe die Prozesse kontinuierlich und optimiere den Prozess sowie die Form der Berichterstattung für die Zukunft.