Umfassender Leitfaden für Bürojob Quereinsteiger
Wenn du als Bürojob Quereinsteiger in die Welt der Schreibtisch-Jobs eintauchen möchtest, stehst du vor einer spannenden Herausforderung. Dieser Leitfaden soll dir dabei helfen, dich optimal auf deinen neuen Arbeitsplatz vorzubereiten. Wir geben dir praktische Tipps und Tricks an die Hand, um in der Bürowelt nicht nur zu überleben, sondern direkt zu glänzen.
1. Zeitmanagement: Der Schlüssel zur Effizienz
Als Bürojob-Quereinsteiger ist es für viele neu, die eigene Zeit besser managen zu müssen. Zeitplanungstechniken und Zeitmanagement im Allgemeinen sind wichtige Erfolgsfaktoren. Hatte man vorher eine Arbeit im Rahmen von Arbeitsstunden und Öffnungszeiten wie z.B. im Handel, oder eine einzige Aufgabe in Schichten zu erledigen, so ist es im Büro nun entscheidend, die Zeit gut zu managen. Was bedeutet dies genau?
Im Alltag eines Bürojobs ist es die Hauptaufgabe, unterschiedlichste Aufgaben, mit unterschiedlicher Dauer und Umfang sowie Prioritäten, so effizient und effektiv wie möglich zu erledigen. Welche Aufgaben gilt es vorzuziehen? Welche sind wichtiger und dringender als andere? Ständig ist man gefordert Entscheidungen zu treffen was als nächstes zu tun ist. Neben dem Einschätzungsvermögen, welches sich natürlich entwickeln muss, gibt es auch bestimmte Methoden, welche dir bei der Entscheidungs- und Prioritätenfindung unterstützen können. Hier sind zwei bewährte Methoden:
Pomodoro-Technik: Teile die Arbeit in 25-Minuten-Blöcke auf, gefolgt von einer 5-Minuten-Pause. Dies fördert die Konzentration und verhindert Ermüdung. Dies kann vor allem zu Beginn von Vorteil sein, um sich der mentalen Intensität in einem Bürojob zu gewöhnen.
Eisenhower-Matrix: Kategorisiere deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, um Prioritäten zu setzen und dich nicht in weniger relevanten Aktivitäten zu verlieren.
Alpen-Methode: Diese Methode fördert eine strukturierte und realistische Tagesplanung, indem sie das Aufschreiben von Aufgaben, das Schätzen der benötigten Zeit, das Einplanen von Pufferzeiten für Unvorhergesehenes, das Treffen von Prioritätsentscheidungen und die tägliche Nachkontrolle umfasst. Sie hilft dabei, Überlastung zu vermeiden und die Effizienz zu steigern, indem sie eine flexible und reflektierte Herangehensweise an die tägliche Arbeitslast bietet.
2. Digitale Selbstorganisation: Ordnung im digitalen Chaos
Evernote: Ein vielseitiges Notizbuch, das hilft, Informationen zu sammeln und zu organisieren.
LastPass: Ein Passwort-Manager, der deine digitalen Passwörter sicher verwahrt und den Zugriff erleichtert.
Todo-ist: Das ist eine beliebte Aufgabenverwaltungs- und To-Do-List-App, die dir dabei helfen kann, deine persönlichen und beruflichen Aufgaben zu organisieren und zu priorisieren. Mit Todoist kannst du Aufgaben erstellen, Fälligkeitstermine und Erinnerungen festlegen, Aufgaben nach Projekten oder Kategorien organisieren und sogar die Produktivität über die Zeit verfolgen. Todoist ist auf verschiedenen Plattformen verfügbar, einschließlich iOS, Android, Web und als Desktop-Anwendung, was es zu einem flexiblen Werkzeug für das Zeitmanagement macht.
3. Grundlegende Computerkenntnisse und das 10-Finger-System: Fit für die Tastatur
Als Bürojob-Quereinsteiger solltest du dich mit dem Computer vertraut machen:
Bedienung: Nutze Plattformen wie TypingClub, um das 10-Finger-System zu erlernen – eine unverzichtbare Fähigkeit für effizientes Arbeiten.
Steuerung: Eigne dir Grundkenntnisse in Windows oder MacOS an, um sicher durch das Menü, der Dateistruktur und Einstellungen navigieren zu können.
4. Umgang mit Standardsoftware: Die Werkzeuge des Büroalltags
Microsoft Office ist das Brot-und-Butter-Tool für Bürojobs:
Word: Für Textverarbeitung und Dokumentenerstellung.
Excel: Für Tabellenkalkulationen und Datenanalyse.
PowerPoint: Für Präsentationen, die überzeugen.
Outlook: Für E-Mail-Kommunikation und Terminplanung.
Zudem sind Tools wie Slack oder Microsoft Teams essenziell und in vielen Unternehmen in Verwendung für die Teamkommunikation und Kollaboration.
5. Psychologische Herausforderungen: Der menschliche Faktor
Der Büroalltag kann psychisch fordernd sein. Die Arbeit endet meist nicht, wenn man das Büro verlässt. Sondern wenn man im Kopf die Arbeit auch hinter sich lassen kann. Hier sind einige Strategien zur Stressbewältigung:
Achtsamkeitsübungen: Kurze Meditationen können helfen, den Geist zu beruhigen und Stress abzubauen.
Ausgleichsaktivitäten: Sport, Hobbys und soziale Kontakte sind wichtig, um einen Ausgleich zur Arbeit zu schaffen.
Arbeitsroutine: Nimm dir vor Feierabend noch 20 Minuten Zeit, um den nächsten Tag zu planen. Die wichtigsten Todo’s zu notieren und so bestmöglichst vorbereitet auf den nächsten Tag deinen Arbeitsplatz zu verlassen. Die Gewissheit, dass alles Wichtige notiert und auf dem Schreibtisch liegt, lässt einem nicht ständig in dem Gefühl leben, etwas vergessen zu haben.
6. Die beste Vorbereitung für einen Bürojob als Quereinsteiger
Du möchtest dich in Sachen Persönlichkeit auf den Bürojob vorbereiten? Dann haben wir jetzt noch ein paar besondere Tipps für dich parat.
Bücher: „Die 7 Wege zur Effektivität“ von Stephen R. Covey bietet viele Inputs und Anregungen für eine persönliche Effektivität.
Online-Kurse: Plattformen wie LinkedIn Learning, Skillshare oder Coursera halten eine Vielzahl von Kursen bereit, die deine Fähigkeiten für jede Art von Bürojob erweitern können.
Podcasts: Höre inspirierende Podcasts über verschiedenste Arbeiten und Branchen, um neue Perspektiven für deinen Bürojob zu gewinnen.
Als Bürojob-Quereinsteiger hast du eine aufregende Reise vor dir. Mit der richtigen Vorbereitung und einer positiven Einstellung kannst du deine neue Rolle meistern. Nutze die Zeit vor dem Start zum Lernen, bleibe im Job stets neugierig und offen für neue Themen, und vergiss nicht, auch auf dein Wohlbefinden zu achten. Mit unserem Leitfaden bist du hoffentlich gut gerüstet, um deinen Bürojob mit Bravour zu meistern. Viel Erfolg!
