So sehr Meetings vor allem von Führungskräften als der Schlüssel zur Lösungsfindung, Entwicklung und Abstimmung mit dem Team angesehen werden, so sehr werden sie vielfach von den Teilnehmern als Zeitverschwendung betrachtet. Der Grund ist immer derselbe: Sie sind schlichtweg nicht gut organisiert, strukturiert und sinnvoll eingesetzt. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, wann ein Meeting überhaupt sinnvoll ist, wann es erfolgreich ist und wie du ein Meeting erfolgreich leiten kannst.

Werden Meetings als unproduktiv, mühsam oder als Zeitfresser bezeichnet, dann hat der Leiter des Meetings schlichtweg seine Aufgabe und Rolle nicht erfüllt.

Bevor wir uns in die Details stürzen, ist es als Leiter eines Meetings wichtig zu verstehen, warum effiziente Meeting Führung von Bedeutung ist. Meetings sind oft teuer, wenn man die Zeit und Ressourcen berücksichtigt, die benötigt werden, um sie abzuhalten. Zum anderen fühlen sich Teilnehmer ihrer Zeit beraubt, wenn sie nicht zielführend sind: Diskussionen zwischen einzelnen Teilnehmern ausarten, am Thema vorbeigeredet wird oder Teilnehmer abgelenkt sind und sich nicht einbringen, obwohl sie das müssten. Daher ist es entscheidend, als Leiter des Meetings sicherzustellen, dass dieses produktiv ist und konkrete Ergebnisse liefert, welche sich alle im Meeting erwarten.

Ein Meeting ist dann erfolgreich, wenn es ein klar definiertes Ziel gibt und dieses Ziel im Meeting erreicht wird. Wenn alle relevanten Stimmen gehört werden und konkrete Aufgaben und Maßnahmen festgelegt werden. Erfolgreiche Meetings führen somit zu konkreten Ergebnissen und tragen zur Erreichung übergeordneter Ziele bei.

Ein Meeting effizient zu leiten beginnt mit einer gründlichen Planung. Stelle sicher, dass das Meeting einen klaren Zweck hat und die Teilnehmer genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Sende vor dem Meeting eine Agenda und relevante Materialien, um sicherzustellen, dass alle vorbereitet sind. Während des Meetings halte dich an die Agenda, halte die Diskussion auf Kurs und achte darauf, dass alle Teilnehmer gehört werden. Teile die verfügbare Zeit effizient ein und halte dich an festgelegte Zeitrahmen für jedes Thema oder Diskussionspunkt. Am Ende des Meetings fasse die besprochenen Punkte zusammen, kläre offene Fragen und vereinbare konkrete Aktionsschritte mit Verantwortlichen und Fristen. 

Meeting effizient leiten – Checkliste: 

Nach dem Meeting ist die Arbeit noch nicht vorbei. Sende das Protokoll mit den vereinbarten Aktionsschritten allen Beteiligten zu, damit die Verantwortlichkeiten und Fristen allen schriftlich vorliegen. Verfolge den Fortschritt regelmäßig und halte die Teilnehmer ggf. über den Status informiert. Je nach Anforderung können Folgemeetings sinnvoll sein, um den Fortschritt zu besprechen und sicherzustellen, dass alle auf Kurs sind und die Abstimmung garantiert ist.