Treffend formulieren: 10 Tipps für eine professionelle Kommunikation bei der Arbeit
Die Bedeutung einer klaren, einfachen und kurzweiligen Kommunikation in Unternehmen hat in den letzten Jahren weiter zugenommen. Allein aufgrund der Menge des Kommunikationsbedarfs, sowie der Auswahl an Kommunikationskanälen und –formen, ist es wichtiger denn je, eine effiziente Kommunikationskultur sowohl im Unternehmen, als auch im Dialog mit den Kunden zu etablieren.
Die Grundsätze haben sich dabei nicht verändert. Abkürzungen und Fachjargon müssen dem Empfänger entsprechend gewählt werden, begonnen wird mit dem Wichtigsten und der Sachverhalt wird in kurzen Sätzen veranschaulicht. Die Art, wie man schreibt, wird von vielen unterschätzt, denn wie eine Nachricht gelesen wird, entscheidet nicht der Sender, sondern der Empfänger. Deshalb ist es so wichtig, immer positiv und klar in seinen Mitteilungen zu sein.
Hier kommen unsere 10 Tipps, wie du für eine professionelle Kommunikation sorgen kannst.
10 Tipps zum treffenden Formulieren
- 1
Kurz und einfach: Bei langen Sätzen und Absätzen wird gerne etwas überlesen. Halte dich an die 3-K-Regel: Kurz, knapp, knackig.
- 2
Hauptwörterei vermeiden: Verwende aktive Formulierungen statt passiver Hauptwörter. Beispiel: Statt „Nach Überprüfung Ihres Kontos bestätige ich die Forderung“ schreibe „Nachdem Ihr Konto überprüft wurde, bestätige ich die Forderung“.
- 3
Doppelaussagen und Halbherzigkeiten vermeiden: Vermeide redundante Formulierungen wie „Rückantwort“ (statt einfach „Antwort“) oder „überwiegende Mehrheit“ (statt „Mehrheit“).
- 4
Reizwörter und Füllwörter vermeiden: Wörter wie „teuer“, „billig“, „eigentlich“ oder „vielleicht“ können negativ wirken und Sätze in unnötig in die Länge ziehen. Formuliere immer positiv und klar.
- 5
Positiv bleiben: Sage, was ist, und nicht, was nicht ist. Erzeuge immer positive Bilder im Kopf des Empfängers deiner Nachricht.
- 6
Satzzeichen: Setze Satzzeichen wie den Gedankenstrich oder das Ausrufezeichen gezielt ein, um die Aufmerksamkeit zu lenken.
- 7
Struktur: Strukturiere und formatiere ausführliche Mails mit Überschriften oder Fragestellungen, auf welche du antwortest, um die Lesbarkeit zu erhöhen.
- 8
Beschwerden professionell beantworten: Gehe auf die Emotionen deines Gegenübers ein, entschuldige dich für Unannehmlichkeiten und lenke dann deine Mitteilung auf die Lösung.
- 9
Übertreffe die Erwartungen: Erfülle nicht die Erwartungen, sondern biete Zusatzleistungen oder Entschädigungen an, um einen unglücklichen Kunden positiv zu überraschen.
- 10
Verfasse einen positiven Abschluss: Beende deine Kommunikation mit einer positiven Note, die das Vertrauen deines Kunden stärkt. “Sende Ihnen beste Grüße nach … (Ort des Kunden)”
Fazit: Kommunikation auf den Punkt!
Eine professionelle Geschäftskorrespondenz ist mehr als nur das Mitteilen von Informationen – es erfordert das Einhalten von Grundprinzipien in der Struktur und Formulierung, aber auch Empathie für dem Gegenüber. Indem du die oben genannten Tipps beherzigst, kannst du deine schriftliche Kommunikation verbessern und Kunden nachhaltig beeindrucken.
Denke immer daran: Jede E-Mail, jeder Brief ist eine Visitenkarte von dir. Gestalte sie mit Sorgfalt und Respekt für den Empfänger. Viel Erfolg beim Umsetzen!
Newsletter
Auf der Suche nach Impulse für beruflichen Erfolg?
